Der Kunde: Abfallwirtschaftsbetrieb des Landkreises Pfaffenhofen a.d.Ilm (AWP)

Seit 2003 setzt der Abfallwirtschaftsbetrieb Pfaffenhofen auf Axians Athos, um seine Prozesse digital zu verwalten. Doch trotz der modernen Softwarelandschaft blieb ein wesentlicher Bereich analog: der Versand von Gebührenbescheiden an die Bürgerinnen und Bürger.

Besonders die traditionelle Versendung von Gebührenbescheiden war mit erheblichem Aufwand verbunden: Alle drei bis vier Jahre mussten bei Gebührenanpassungen Bescheide an alle Haushalte verschickt werden. Diese mussten gedruckt, kuvertiert und per Post versandt werden. Dies verursachte nicht nur hohe Kosten für Druck, Porto und externe Dienstleister, sondern stand auch im Widerspruch zu den Nachhaltigkeitszielen des AWP.

Mit dem bayerischen E-Government-Gesetz ergab sich 2022 eine neue Möglichkeit: Bescheide konnten den Bürgerinnen und Bürgern auf elektronischem Weg angeboten werden – vorausgesetzt, diese stimmten aktiv zu. Die rechtliche Grundlage war geschaffen, nun galt es, eine praxistaugliche technische Lösung zu entwickeln.

Die Lösung:
Schrittweise Einführung der Online-Services mit papierlosen Bescheiden

Phase 1: Aufbau der digitalen Infrastruktur

Bereits 2020 startete der AWP mit der Einführung der Online-Services. Zunächst wurden Zugangsdaten an die Bürgerinnen und Bürger versandt, damit diese sich registrieren konnten. Besonders Hausverwaltungen wurden gezielt angesprochen, da sie mit einer einzigen Kennung bis zu 99 Objekte verwalten können – ein entscheidender Vorteil für Großkunden.

Das System wurde kontinuierlich erweitert und optimiert. Eine zentrale Innovation ist die automatische Zusammenführung von Kundennummern: Besitzt oder erbt ein Eigentümer mehrere Grundstücke, werden diese aufgrund der Namensidentität automatisch verknüpft. Dadurch können alle Objekte mit einem einzigen Zugangscode verwaltet werden – Dubletten gehören der Vergangenheit an.

Phase 2: Einführung der papierlosen Bescheide

Die Bescheidlösung selbst wurde 2022/2023 entwickelt und eingeführt – zunächst in der Testphase ab Dezember 2022, dann mit der offiziellen Freischaltung nach der Gebührenveranlagung 2023. Die technische Umsetzung ist benutzerfreundlich und rechtssicher gestaltet: Bürgerinnen und Bürger erhalten nach der Erstanmeldung ihre Zugangsdaten per Post. Zusätzlich werden auf jedem Bescheid in Form eines QR-Codes Benutzernamen und Kennwort aufgedruckt, solange noch kein eigenes Kennwort vergeben wurde. So können sie sich jederzeit unkompliziert einloggen, ohne Zugangsdaten suchen zu müssen. Nach dem Versand der E-Mail oder dem Abruf des Bescheids gilt die rechtliche Fiktion der Zustellung, wodurch alle Voraussetzungen einer ordnungsgemäßen digitalen Zustellung erfüllt sind.

Die Online-Services bieten umfassende Möglichkeiten zur Selbstverwaltung:

  • Behälterbestandsänderungen mit automatischer Prüfung des Mindestvolumens nach Personenzahl
  • Reparaturaufträge mit Foto-Upload-Funktion zur Schadensdokumentation
  • Anträge auf Ermäßigung mit automatischer Rabattberechnung
  • Änderung von Kontaktdaten und Korrespondenzadressen
  • Einsicht in alle Gebührenbescheide ohne Kosten für Zweitschriften
  • Verwaltung von Mandaten für Hausverwaltungen

Besonders clever: Das System erkennt automatisch die korrekte Behälterkombination basierend auf der Anzahl der Personen im Haushalt und verhindert fehlerhafte Eingaben. Bei einem Sechs-Personen-Haushalt schlägt es beispielsweise direkt die erforderliche 120-Liter-Tonne vor. Eine Unterschreitung des gesetzlich vorgeschriebenen Mindestvolumens ist dabei technisch ausgeschlossen. Was früher mühsam per Papierantrag geprüft werden musste, erledigt die Software nun in Sekunden.

Wir haben uns sehr viele Gedanken darüber gemacht, wie wir die Online-Services für unsere Bürgerinnen und Bürger möglichst einfach gestalten können. Zusammen mit Axians Athos haben wir eine effiziente, umweltfreundliche und bürgerfreundliche Lösung geschaffen. Insbesondere die durchdachten Details, wie die Verwaltung mehrerer Objekte mit einem Zugang oder die automatische Volumenprüfung machen die Lösung sehr praktikabel. Das System entwickelt sich kontinuierlich weiter und passt sich unseren Anforderungen an“
Gerhard Beck